ビジネスメールNGワード

私の仕事は「ビジネスサポート」とプロフィールに書いていますが、納品物としてお客様に渡したものに修正が発生することがあります。

ウェブサイトには「2回までは無料で可能」と書いているので、それ以上の場合は料金をいただいているわけですが、副業でやっているランサーズやクラウドワークスでは特に規定はどこにも記載していません。なぜ記載していないか?何か起こるたびに書こう書こうと思っているのですが、副業はガチガチに固い感じにしたくなくて・・・。

ということで、「常識的な範囲内で」=「1,2回の修正なら受け付けます」といった感じにしているのですが、なかなかそうはいかないもの。
先週、修正をバラバラと何度かに分けて依頼してくる方がいました。3回目の依頼の際に「これで完了となりますので、最後の修正、よろしくお願いいたします」とあったので、大目に見て、追加料金は取りませんでした。

で、先程、4回目の修正依頼がきました。

さて、ここでNGワードについてです。

何も考えずにイラっとして返信したならば、
「修正に関しては、特に規定は設けておりませんが、お客様には常識の範囲内ということで、1, 2回でおさめていただき、それ以上の場合は修正料金をいただいております」
となっていたでしょう。

ちなみに、文章能力にはあまり関係ありませんが、日本語で教える日本語教師と、英語で教える日本語教師の2つの資格を持っています。

このメール文章を読んだら、中には「カチン」とくる人がいると思います。どの言葉がNGワードだと思いますか?

正解はもちろんありませんが、長年、メールのみでビジネスをやってきた私なりの答えは「常識の範囲内」です。
なんだかこの言葉、偉そうで、あなたは何も知らないと思うけど、世の中ではこれが常識なんですよ!と言い放っている感じがしませんか?

ということで、私が書いたメール文章は

「修正に関しては、特に規定は設けておりませんが、 お客様には一般的な考えに基づき、1,2回でおさめていただき、それ以上の場合は修正料金をいただいております」

です。

その後、お客様からは「大変失礼いたしました!もちろん追加料金をお支払いします!すみませんでした!!!」と返信をいただきました。

そう、正解なんてないし、正しい日本語を使ったからといって良いわけではありません。より良くコミュニケーションが取れるようなメール文章が大切ということですね。

日本語は難しいです。